Home » Le Frontiere dell'Avvocatura » Diritto del Lavoro e Previdenza » Decreto Trasparenza: i nuovi obblighi informativi e la diffida “obbligatoria” ex art. 13 dlgs n.124/2004

Avv. Annunziata Staffieri*

Oggi sabato 13 agosto entra in vigore il tanto contestato d.lgs. n.104/2022, icasticamente battezzato “Decreto Trasparenza”. Cosa cambia a seguito dell’entrata in vigore di tale provvedimento?Sono due le principali novità introdotte dalla normativa: recependo la direttiva UE 2019/1152, relativa a condizioni trasparenti e prevedibili nell’Unione Europea, il decreto ha non solo inciso sulla gestione del rapporto di lavoro introducendo novità in merito al periodo di prova, alla formazione obbligatoria, alla prevedibilità minima dell’orario di lavoro, ai sistemi automatizzati e via discorrendo, ma ha anche implementato significativamente gli obblighi informativi a carico del datore di lavoro.Sotto quest’ultimo aspetto, il decreto Trasparenza ha appesantito gli obblighi informativi a carico del datore di lavoro rispetto alla disciplina “quo ante” recata dal d.lgs. n. 152/1997, suscitando aspre critiche da parte degli operatori del settore, considerate l’estrema complessità dei nuovi adempimenti e la ristrettezza dei termini previsti dal citato decreto; tant’è che l’Ordine dei Consulenti del Lavoro ha chiesto al Ministro del Lavoro il rinvio dei termini di entrata in vigore della nuova disciplina.Nonostante le numerose richieste, tuttavia, non vi è stato alcun rinvio sicché il decreto trasparenza, dopo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del 29 luglio 2022, entra in vigore oggi 13 agosto, al termine del periodo di “vacatio legis”. Va però detto che l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con la circolare n. 4 dello scorso 10 agosto scritta a quattro mani con il Ministero del Welfare, nel fornire i primi chiarimenti in relazione alle modalità di assolvimento dei nuovi obblighi informativi introdotti dal decreto in esame, ha alleggerito il carico degli adempimenti e snellito notevolmente il contenuto della lettera di assunzione. Quali sono i contratti di lavoro interessati dal nuovo decreto?Eccone un elenco:1) contratto di lavoro subordinato, anche quello agricolo, a tempo indeterminato, a termine e anche part time;2) contratto di lavoro somministrato;3) contratto di lavoro intermittente;4) rapporto di collaborazione con prestazione prevalentemente personale e continuativa organizzata dal committente;5) contratto di collaborazione coordinata e continuata;6) contratto di prestazione occasionale;7) contratti dei lavoratori marittimi e della pesca, fatta salva la legislazione speciale vigente in materia;8) contratti dei lavoratori domestici.Quali sono, invece, i contratti esclusi?Tale disciplina non trova applicazione nei confronti dei rapporti di seguito indicati:a) rapporti di lavoro autonomi disciplinati nel titolo III del libro V del codice civile e dal decreto legislativo 28 febbraio 2021, n.38;b) rapporti di lavoro a tempo predeterminato ed effettivo di durata pari o inferiore a una media di tre ore a settimana per quattro settimane consecutive;c) rapporti di agenzia e di rappresentanza commerciale;d) rapporti di collaborazione prestati nell’impresa del coniuge del datore di lavoro dai parenti e dagli affini non oltre il terzo grado, che siano con lui conviventi;e) rapporti di lavoro del personale dipendente di pubbliche amministrazioni in servizio all’estero.Quali informazioni vanno comunicate al lavoratore?In base alle nuove disposizioni normative il datore di lavoro pubblico o privato, oppure il committente, dovranno comunicare per iscritto gli “elementi essenziali del rapporto di lavoro”, vale a dire:1) le identità delle parti del rapporto di lavoro, comprese quelle dei co-datori di cui all’articolo 30, comma 4-ter e 31, commi 3-bis e 3-ter, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276;2) il luogo di lavoro: in mancanza di un luogo fisso o predominante, il datore di lavoro comunica che il lavoratore è occupato in luoghi diversi o è libero di determinare il proprio luogo di lavoro;3) la sede oppure il domicilio del datore di lavoro;4) l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore;5) la data di inizio del rapporto di lavoro;6) la tipologia del rapporto di lavoro precisando, in caso di rapporto a tempo determinato, la data di conclusione o la durata dello stesso;7) nel caso di lavoratori assunti tramite agenzia di somministrazione del lavoro, l’identità delle imprese utilizzatrici, non appena questa è nota;8) la durata e le condizioni del periodo di prova, se previsto;9) il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;l0) la durata del congedo per ferie e degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore o, se ciò non può essere indicato all’atto dell’informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;11) la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore (licenziamento) o del lavoratore (dimissioni);12) l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;13) la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in parte prevedibile; 14) se il rapporto di lavoro è caratterizzato da modalità organizzative in parte o interamente imprevedibili e non prevede, pertanto, un orario normale di lavoro programmato, in tal caso il datore di lavoro informa il lavoratore relativamente: a) alla variabilità della programmazione di lavoro, all’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e alla retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite; b) alle ore e ai giorni di riferimento in cui il lavoratore è tenuto a svolgere le prestazioni lavorative; c) al periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell’inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico;15) il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;16) gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;17) ulteriori obblighi informativi, previsti dall’art. 1 del d.lgs. n.152/1997, qualora le modalità di esecuzione della prestazione di lavoro siano organizzate mediante l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.In quest’ultimo caso giova rammentare che il datore di lavoro, o il committente, deve informare il lavoratore circa l’eventuale utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati atti a fornire indicazioni inerenti alla gestione del rapporto di lavoro nonché alla sorveglianza, alla valutazione delle prestazioni e all’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.Fermo restando quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (legge n.300/70), tali disposizioni si riferiscono anche a tutte le tipologie di lavoro gestite tramite app o mediante sistemi automatizzati (si pensi ad esempio alla piattaforma di food delivery).In tali ipotesi, i lavoratori sono destinatari di ulteriori tutele, da esercitare direttamente o per il tramite dei propri rappresentanti sindacali. Da quando decorrono i nuovi obblighi informativi?La circolare dell’INL è chiara al riguardo: essi decorrono da oggi 13 agosto. Pertanto i nuovi obblighi si applicheranno solo ai rapporti instaurati da tale data. Tuttavia, per espressa previsione del decreto trasparenza, la nuova disciplina trova applicazione a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del 1° agosto u.s.Proprio in riferimento ai rapporti già instaurati alla data del 1° agosto, i lavoratori hanno diritto di chiedere per iscritto un’integrazione delle informazioni in loro possesso e i datori di lavoro, o i committenti, saranno tenuti a riscontrare tale richiesta entro 60 e non più entro 30 giorni come previsto dalla versione iniziale del decreto.Analogo diritto di integrazione viene riconosciuto anche ai lavoratori assunti dopo la pubblicazione del decreto Trasparenza sulla Gazzetta Ufficiale ma prima della sua entrata in vigore, cioè durante il periodo a cavallo tra il 1° e il 12 agosto: anche tali lavoratori, così come i loro colleghi con rapporti già in essere alla data del 1° agosto, avranno pertanto il diritto di chiedere l’integrazione delle informazioni relative al proprio rapporto di lavoro e il datore o il committente dovranno riscontrare tale richiesta anche in questo caso, naturalmente sempre entro il termine tassativo dei 60 giorni.Come va assolto il nuovo obbligo informativo?Tale obbligo informativo è assolto nel momento in cui il datore di lavoro consegna al lavoratore, all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio della prestazione lavorativa, alternativamente: – il contratto individuale di lavoro, redatto per iscritto o in un’apposita informativa; – copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro.Nell’indicata circolare l’INL apre alla possibilità di ottemperare a tali obblighi informativi mediante rinvio, relativamente alla sola disciplina di dettaglio, al CCNL applicato o ad altri documenti aziendali (es. regolamenti interni). Giova tuttavia ricordare che tale semplificazione è consentita solo ove i contratti collettivi, o le altre policy aziendali, vengano consegnati contestualmente all’assunzione o messi a disposizione secondo la prassi aziendale (ad esempio mediante la bacheca aziendale, oppure mediante e-mail personale fornita dal lavoratore o anche mediante e-mail o intranet aziendale).Sono valide sia le informazioni cartacee che quelle elettroniche e tutte devono essere rese accessibili al lavoratore e conservate dall’azienda: sarà infatti cura del datore di lavoro verificare che la comunicazione sia stata non solo ricevuta ma anche letta dal lavoratore, conservando tale prova per la durata di 5 anni dall’instaurazione del rapporto di lavoro (e non più i 10 anni invece previsti dalla versione originaria del decreto).I dati mancanti dovranno essere forniti per iscritto al lavoratore entro 7 giorni successivi all’inizio del rapporto di lavoro, eccezion fatta per le informazioni indicate alle lettere g), i), m), q) e r) di cui al novellato art. 1 del DLGS n.157/2017 (ad esempio quelle relative al CCNL, alle ferie e al preavviso) che potranno essere fornite entro il termine di 30 giorni dall’assunzione. Nel caso di recesso datoriale (licenziamento) prima della scadenza del termine di un mese dalla data di inizio del rapporto lavorativo, la consegna dell’informativa al lavoratore deve avvenire al momento dell’estinzione del rapporto, sempre che tale obbligo non sia stato già adempiuto in precedenza.Quali sanzioni sono previste per chi non adempie?Nei confronti di chi non adempie, oppure lo fa in modo solo parziale, saranno comminate pesanti sanzioni da parte degli organi ispettivi.Sotto il profilo sanzionatorio, infatti, la violazione di tale obbligo informativo comporta l’applicazione da parte degli ispettori di una sanzione amministrativa pecuniaria che va dai 250 ai 1.500 euro per ciascun lavoratore, così come previsto dall’art. 19, comma 2, del Dlgs n. 276/2003.Come ricordato dall’INL nell’indicata circolare n.4/2022, tale sanzione è comminabile solo nel momento in cui siano decorsi i termini previsti dal decreto trasparenza per l’integrazione delle informazioni, quindi 7 o 30 giorni a seconda del tipo di informazione mancante.Si ricorda che tale regime sanzionatorio, disciplinato dalla legge n.689/81, è soggetto a diffida obbligatoria ex art. 13 del d.lgs. n.124/2004 (da non confondere con il diverso istituto della diffida accertativa), trattandosi di una violazione sanabile.Com’è noto, la diffida in esame è un istituto deflattivo del contenzioso in virtù del quale gli accertatori prescrivono al trasgressore, oppure all’eventuale obbligato in solido, la corretta tenuta di specifiche condotte imposte dalla legge (nel caso di specie l’adempimento dei nuovi obblighi informativi), con la possibilità, comunque, che la spontanea adesione a quanto prescritto con la diffida comporta l’applicazione di una sanzione di miglior favore. La diffida in esame viene detta “obbligatoria” perché costituisce appunto un vincolo per il personale ispettivo: essa infatti rappresenta una condizione di procedibilità dell’azione sanzionatoria degli illeciti amministrativi in materia di lavoro e di legislazione sociale (Ministero del Lavoro, circolare n. 24/2004).Ne consegue che l’adozione di un provvedimento di contestazione/notificazione di una violazione sanabile, come quella in esame, se non viene preceduta dalla diffida ex art. 13, Dlgs n. 124/2004, risulta di fatto inficiata da un vizio di carattere procedimentale che si ripercuote pertanto sulla legittimità del provvedimento medesimo (Ministero del Lavoro, circolare n.9/2006).Dunque l’ispettore del lavoro provvederà a diffidare il trasgressore, o l’eventuale obbligato in solido, a sanare la violazione riscontrata e a quel punto l’azienda avrà a disposizione 30 giorni per mettersi in regola.In conclusione, la condotta sanante dovrà essere posta in essere entro e non oltre il termine di 30 giorni dalla data di notifica del verbale conclusivo degli accertamenti ispettivi. Solo a seguito dell’effettiva ottemperanza alla diffida il trasgressore, o l’eventuale obbligato in solido, viene ammesso al pagamento della sanzione “in misura minima” nei successivi 15 giorni, a seguito dei quali il procedimento sanzionatorio si estingue, benché solo limitatamente alle inosservanze oggetto di diffida (vedi circolare Ministero del Lavoro 9 dicembre 2010, n. 41). Giova rammentare che è preclusa la possibilità di ricorrere avverso la diffida in esame, considerato che tale atto, non essendo definitivo, non è immediatamente lesivo della sfera giuridica del trasgressore o dell’eventuale obbligato in solido.Inoltre, l’adozione della diffida in commento interrompe i termini per:la contestazione e notificazione degli illeciti amministrativi, fino alla scadenza del termine per la regolarizzazione e per il pagamento della sanzione minima;la presentazione di scritti ricorsi e/o scritti difensivi ex art. 18, legge n. 689/81 e art. 17 del Dlgs n. 12472004.In caso di mancata ottemperanza alla diffida obbligatoria, ovvero in caso di mancato pagamento della sanzione in misura ridotta entro il termine di 45 giorni dalla notifica del verbale unico, automaticamente e senza la necessità di un nuovo ulteriore verbale ispettivo l’azienda può ancora sanare la violazione pagando, entro i successivi 60 giorni, la misura ”ridotta” pari al doppio del minimo oppure pari ad un terzo del massimo (quindi 500 euro nel caso in esame), con conseguente estinzione del procedimento sanzionatorio.In conclusione, se non si è adempiuto alla diffida obbligatoria oppure non si è provveduto al pagamento della sanzione nella misura minima entro 45 giorni dalla notifica del verbale conclusivo degli accertamenti, è ancora possibile pagare la sanzione ridotta, ex art. 16 della legge n.689/81, entro 105 giorni dalla notifica del verbale unico.Viceversa, in caso di mancata ottemperanza alla diffida anche entro tale ampio termine, l’ispettore dovrà procedere a presentare il rapporto ex art.17, legge n.689/81, al Dirigente dell’ITL competente per territorio per l’adozione e notificazione della successiva ordinanza- ingiunzione.

*avvocato- capo processo ITL Viterbo


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